マイナンバー取扱い会社が守るべき事項とは？ - 労務サポート｜社会保険・給与計算・助成金・労務相談のことなら

社会保険や税務の手続きにおいて、従業員のマイナンバーを収集し、利用する機会も多いかと思います。

その際、正しく収集、管理、利用はできていますでしょうか？

今回はマイナンバーの取扱いにおいて会社が守るべき事項についてご説明していきます。

マイナンバー利用について

マイナンバーの利用は、社会保障及び税に関する書類の作成事務を処理するために必要がある場合に限って、従業員へマイナンバーの提出を求めることができます。

社会保障及び税に関する手続書類とは例えば、源泉徴収票、健康保険・厚生年金被保険者資格取得届、健康保険・厚生年金被扶養者異動届、雇用保険資格取得届などです。

それ以外の使用の目的のために、マイナンバーの提出を従業員へ求めることはできませんのでご注意下さいませ。

上記の手続きに利用するため会社は従業員のマイナンバーの収集、保管、管理を行う必要がございます。

そのために従業員規模100人を超える会社様においてはマイナンバー取扱規程の作成が義務付けられています。

規定しなければならない内容は、マイナンバー取得、利用、提供、管理、保存、廃棄についての取り扱い方法と、以下に定める４つの安全措置について定める必要がございます。

マイナンバー管理担当者や委託先に対し、適切なマイナンバーの管理方法の指導方法を明示します。

マイナンバーを取り扱う組織体制の整備、責任者の設置、情報漏洩などトラブルが起きたときの連絡体制などの整備を行います。

マイナンバーを管理する鍵付きキャビネットの制定や、パソコンの設定など盗難や漏洩の防止について明示します。

マイナンバーを取り扱う機器に対する安全対策について規定します。不正アクセスの防止方法などを規定する必要がございます。

こちらのマイナンバー取扱規程は、従業員が100人以下の会社につきましては、義務ではございません。

しかし、マイナンバーの保管や廃棄などの取扱ルールの策定は行うものとされています。

マイナンバー取得の際は、本人確認が必要となります。

すでに履歴書等で会社が本人確認を完了しており、対面にて従業員よりマイナンバーを提出してもらう場合、明らかに本人であることが確認できるため必要ございません。

しかしメール等、非対面にて提出をしてもらう場合は、マイナンバーに加えて運転免許証やパスポートによる本人確認が必要となります。

ただし、マイナンバーカードの提出により確認する場合は、別途本人確認書類は必要ございません。

マイナンバーの取り扱いは誰でもできるものではなく、担当者を、限定しておかなければなりません。

複数名取扱者がいる場合は担当者と責任者を明らかにする必要があります。紙で保管する場合は、鍵付きのキャビネットや金庫を用意し、鍵は担当者のみ保持し、開閉日時の記載をしなければなりません。

データにて保管する場合においても、誰でもアクセスできるものではなく担当者のみアクセス可能なクラウド等で管理する必要があります。

紙での保管同様、利用履歴を残さなければなりません。

マイナンバーは退職等で社会保険、税務についての手続きの必要がなくなった場合速やかに破棄しなければなりません。

ただし、扶養控除申告書等マイナンバーが記載されている書類については、義務付けられた保管期間が終了した時点で破棄する必要がございます。

破棄方法については、特に定められていませんが復元不可能な方法での破棄が必要です。

紙であれば融解や、シュレッダー、データ保管であればデータ削除専用のソフトを使用することなどが必要です。

また、破棄した書類の名称、破棄した年月日、破棄方法を記録として残さなければなりません。

破棄を外部へ委託した場合には廃棄証明書を取得するようにしてください。

以上、マイナンバーについては厳重に管理しなければなりません。

また、もし、漏洩した場合には罰則になる場合もございます。そのため、慎重に管理して頂く必要がございます。

紙での保管については、担当者にもかなりの業務負担となる恐れがございます。弊所ではマイナンバー管理システムのお取り扱いもございますので、この機会にぜひクラウド管理をご検討されてみてはいかがでしょうか。