就業規則を作成したり変更したりしたあと、必要なお手続きにはなにがあるでしょうか。
就業規則と届出するときに添付しなければならない意見書とはどのように作成するのでしょうか。
届出と意見書について、その方法や必要な書類の作成方法などをくわしくご紹介いたします。
就業規則の届出概要
就業規則を作成・変更したらそれで終わりではありません。
労働基準法により、就業規則を作成・変更したときは、常時10人以上の労働者を使用している事業場では労働者代表の意見書を添付したうえで労働基準監督署に届出が必要とされています。
常時10人以上の労働者には正社員はもちろん、契約社員やパート、アルバイトも含まれます。
また、人数の増減があって9人以下になるタイミングがあるとしても常態として10人以上使用している場合は、常時10人以上と考えられるので注意が必要です。
ちなみに、通常は8人を使用していて、短期間の繁忙期のみ人員確保のため10人を使用するような場合は常時10人とはカウントされません。
派遣労働者は派遣先事業場では常時使用される労働者には含みません。
派遣労働者は派遣元で人数のカウントがされ、派遣元事業場の就業規則が適用されます。
意見書の作成
就業規則は労働者と会社側双方が守るべきものです。
就業規則の内容を労働者が全く知らなければ労働者と会社側でトラブルになりかねません。
そのような事態を避けるためにも、就業規則の作成・変更の際には労働者の意見を聞くことが労働基準法により義務付けられています。
労働者からの意見聴取を行わなかった場合は罰則（30万円以下の罰金）もございますのでお気を付けください。
就業規則の提出時に、労働者代表の意見書を添付します。
意見書には、就業規則に対する意見や、労働者代表の氏名・労働者代表の選出方法などを記載します。
労働者代表とその選出方法とは？
労働者代表とは、「労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者」をいいます。
労働組合がない場合、就業規則に意見を聞くための労働者代表を民主的な方法（選挙による投票や挙手、話し合いなど）で選出しなければなりません。
ちなみに、会社側が労働者を指名するなど、会社側の意向によって労働者代表を選出することはできません。
あくまでも労働者内で代表者を選出することが重要です。
また、労働基準法41条第2号に規定する管理監督者については労働者代表になることができません。
管理監督者とは、労務管理等について経営者と一体的な立場にある人（一般的には部長、工場長など）をいいます。
意見書の書式
意見書のひながたは労働局等が様式を公開しております。
しかし、同様の内容が確認できれば、ひながた以外の書式で提出しても問題ありません。
意見書の一般的な書式をご紹介いたします。
意見書
年 月 日
●●株式会社 代表取締役●● ●●殿
令和●年●月●日付をもって意見を求められた就業規則案について、下記のとおり意見を提出します。
記
労働者過半数代表の職・氏名＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
労働者過半数代表者の選出方法（ ）
就業規則を作成・変更したら選出された労働者代表にこのような意見書と就業規則案を渡し、意見を記載してもらいましょう。
意見が特になければ「特になし」「意見なし」「内容に異論なし」などと書いていただければ結構です。
なにか意見があれば「第●条については反対」「●●制度の導入を希望します」などと書いてもらいます。
労働基準法上、就業規則については労働者の同意までは求められていません。
あくまでも意見を聞くことが目的ですので、反対意見があっても手続き上問題はありません。（ただし、労働者への不利益変更があれば認められない場合もあります。
（参考：就業規則の不利益変更について解説！）
ちなみに、意見書の提出を拒否されるようなことがあれば、その事情についての報告書を添付することで届出ができる場合があります。
こういったケースでは労働基準監督署から労働者代表に確認の連絡が入ることもあります。
氏名欄は、現状記名のみで受理されるようになりましたので、押印は不要です。
届出書の作成
労働者から意見書が提出されましたら、労働基準監督署へ提出するための届出書を作成しましょう。
こちらもひながたは労働局等で公開されています。届出書も意見書と同様、ひながた以外の書式で提出しても問題はありません。
労働局のひながたには主な変更事項等を改正前後で記入する欄が設けられていますがこの欄がないものを提出しても問題なく受理されます。
こちらも一般的な書式をご紹介いたします。
就業規則（変更）届
年 月 日
●●労働基準監督署長 殿
今回、別添のとおり当社の就業規則を制定・変更いたしましたので、意見書を添えて提出いたします。
労働保険番号＿＿＿＿＿＿＿＿＿
事業場名＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
所在地＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
使用者職氏名＿＿＿＿＿＿＿＿＿
ちなみに、e-Gov電子申請で就業規則を届け出る場合は、届出書は入力できますので作成は不要です。
（意見書も入力可能なので、提出された意見書のPDF添付が難しい場合は同様の内容を入力して申請します。ただし、意見書の原本は保管しておく方がよいでしょう）
届出
いよいよ労働基準監督署に届出です。
以下の書類を準備して、労働基準監督署に郵送または持参しましょう。
- 作成・変更した就業規則（2部）
- 届出書（2部）
- 意見書（2部）
それぞれ2部ずつを提出すると、1部は労働基準監督署で保管され、1部は受付印が押されて控えとして戻ってきます。
郵送の場合は返送用封筒を忘れずに同封してください。1部のみ提出の場合、控えを受け取れないことがあります。
厚生労働省管轄の助成金申請などの際に受付済の就業規則の提出を求められるケースがありますので、必ず2部提出し、控えを受け取れるようにしましょう。
労働基準監督署によっては受付印を一番上の1枚目のみに押印するケースもあるようですので、届出書や意見書、規則の表紙など押印してほしい箇所が複数ある場合はふせんなどで指定すると安心です。
e-Gov電子申請の場合は受付印は届出書のみとなりますのでお気を付けください。
ちなみに、届出書だけの受付印押印でも、届出自体はもちろん有効です。
就業規則は労働者への周知も大切です。
せっかく作成した就業規則ですから、労働者がいつでも確認できるようにして、会社のルールを遵守してもらえるようにしましょう。
就業規則の届出を行わなかった場合、労働基準法により罰則（30万円以下の罰金）が定められています。
意見の聴取とあわせて、届け出手続きもしっかりと行っていきたいですね。
おわりに
今回は就業規則の届出と意見書の作成についてご説明いたしました。
そもそも就業規則とは？どういうときに変更するの？、就業規則がないとどうなる？など、就業規則に関する様々なご心配事を解決する記事もございますのでぜひご一読ください！
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