給与計算のアウトソーシングを導入するメリットとデメリットを解説！

給与計算のアウトソーシングとは？

給与計算のアウトソーシングとは、企業が従業員の給与計算業務を外部の専門業者に委託することで、業務の効率化やリソースの最適化を図る手段の一つです。

「給与計算業務」と一口に言っても、その内容は多岐にわたり、実際には以下のような作業が含まれます。

これらの作業は毎月発生し、一つ一つがミスの許されない正確性とスピードが求められる業務です。

給与計算業務を外部に委託することで、担当者の負担を軽減し、コスト削減と業務効率化が期待できます。

一方で、外部依存や情報管理のリスクといったデメリットにも考慮しなければなりません。

給与計算のアウトソーシング導入のメリット

ここでは、給与計算のアウトソーシング導入のメリットとデメリットについて、具体的に説明します。

コスト削減

自社で給与計算を行う場合、専任の人材を雇用したり、必要なソフトウェアを購入したりするためのコストがかかります。

アウトソーシングを利用することで、これらの固定費を削減できる可能性があります。

専門知識の活用

給与計算には税法や労働法などの専門的な知識が必要であり、これらは法改正などによって頻繁に更新される分野でもあります。

外部の給与計算の専門業者は、最新の法律や規制に詳しく、複雑な給与計算や税務処理を正確に行うためのノウハウを有しています。

これにより、法令遵守を確保でき、ミスのリスクを減らすことができます。

業務の効率化

給与計算を外部に委託することで、社内の人材は他の業務に集中できるため、全体の業務効率が向上します。

業績や売上アップにも繋げられる可能性が高くなり、企業としての生産性向上にも役立つでしょう。

また、専門業者は給与計算における業務プロセスを熟知しているため、迅速かつ正確な処理が可能です。

属人化の回避

給与計算業務は、少数の社員で担当することが多い業務です。

その分、担当者に依存しやすい業務でもあります。

アウトソーシングを利用することにより、担当者が長期休職・退職してしまっても、業務がスムーズに継続できる体制を整えることが可能です。

これにより、企業は担当者の不在による影響を最小限に抑え、業務の安定性を確保することができます。

業務の属人化を防ぐことで、企業全体のリスク管理にも役立ちます。

給与計算のアウトソーシング導入のデメリット

続いてデメリットについても解説します。

コミュニケーションの課題

外部業者との密な連携が必要になるため、コミュニケーションの摩擦や誤解が生じる恐れがあります。

たとえば、給与計算に関わる特定のルールや従業員への対応方法など、企業特有のルールや状況を外部業者が十分に把握していない場合、誤解やミスが生じることがあります。

そのため、導入初期段階から、企業の特有の事情やニーズを業者に理解してもらう必要があり、事前からまめにコミュニケーションをとることが重要となります。

情報漏洩のリスク

給与計算業務には、従業員の個人情報や給与に関わるデータなど、機密性の高い情報が含まれます。

外部機関に個人情報を委託するため、情報漏洩やデータセキュリティのリスクが発生します。

外部機関に委託する以上、委託先の管理能力に頼らざるを得ませんが、データ管理が徹底されているかを判断することは難しいのが現状です。

したがって、データの取り扱い方法を確認したり、連絡頻度やスケジュール管理など、他の面も慎重に確認してから委託先を決定する必要があります。

ノウハウが蓄積されない

給与計算業務を外部に委託すると、自社で実際に作業を行う必要がなくなるため、給与計算に関するノウハウが蓄積されにくくなります。

これにより、業者の変更や、予期せぬトラブルが発生した際に自社で対応することが難しくなる恐れがあります。

例えば、委託先の都合でサービスが一時停止したり、業者の変更を検討する場合、社内に業務の知識が残っていないと円滑な業務運営ができなくなります。

法改正時のフィードバックや進捗状況・問題点の共有がされるかといった点も事前に確認しておくと安心でしょう。

給与計算のアウトソーシングに向いている企業

給与計算業務を効率化する方法として、アウトソーシングのメリット・デメリットを紹介しました。

最後に、どのような企業がアウトソーシングに向いているのか？その特徴についてまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

専門知識をもつ従業員がいない企業

人事労務の専門知識がない企業では、給与計算業務を正確かつ効率的に行うのが難しくなります。

給与計算には、所得税や社会保険料、労働基準法に基づく控除計算など、複雑で頻繁に変わる法律や規則を適切に反映する必要があり、知識不足によるミスや法令違反のリスクが生じるからです。

担当者が１名しかおらず、他の業務を兼任している企業

給与計算の担当者が1名しかおらず、さらに他の業務を兼任している場合、担当者にかかる負担が増えやすく、業務の効率が低下する可能性があります。

給与計算は毎月必ず行わなければならず、正確性が求められる業務です。

そのため、業務の専門性に加えて細かい確認作業や期日管理が必要となり、兼任の担当者にとっては負担が大きくなりがちです。

このような体制では、担当者が急な休みを取る場合に業務が滞りやすく、属人化のリスクも生まれます。

従業員数が多い企業

従業員数が多い会社は、給与計算が複雑になりやすく、異なる雇用形態や手当を考慮する必要があります。

また、従業員数が多い分、単純に給与計算に費やす時間も増加してしまいます。

まとめ

本記事では、給与計算のアウトソーシングのメリットとデメリットについてご紹介しました。

アウトソーシングは企業にとって効率的な業務運営やコスト削減の手段となる一方、情報管理やノウハウの蓄積に関する課題も存在することが分かりました。

これらの要素を総合的に考慮し、自社の状況に合った最適な選択をすることが重要です。

社会保険労務士法人ベスト・パートナーズでは、「寄り添う」「一歩先回り」「ひと手間かける」を行動規範とし、より正確でスピーディーなご満足のいただけるサービスを提供できるよう心掛けています。

企業様ごとにメイン・サブ担当をつけて慎重に取り組んでおりますので、アウトソーシングの導入を検討される企業の一つとして、ぜひ弊社も選択肢に入れていただければと思います。

いつでもお気軽にご連絡をお待ちしております。