近年、政府におけるマイナンバーの普及活動にともない段々とマイナンバーというものが国民に浸透している状況がうかがえます。
企業におきましても従業員のマイナンバーを扱う場面はもはや日常業務化しているかもしれません。
しかしながら、マイナンバーに関して定めている法律であるマイナンバー法の内容を理解している企業担当者は少ないのではないしょうか。
マイナンバー制度の理解なく従業員のマイナンバーを扱ってしまうと、マイナンバーの漏洩により多額の損害賠償を受ける恐れや罰則が科されることも少なくないため、現代の企業担当者におかれましてはマイナンバー法の理解がもはや必須スキルといえるでしょう。
そこで今回はマイナンバー法について、企業担当者が知っておきたい部分にフォーカスして解説していきます。
マイナンバーとは
そもそもマイナンバーとは、どのようなものでしょうか。
マイナンバーとは住民票を有する全ての人が持つ「1人にひとつの12桁の番号」で、社会保障制度、税制等、法令又は条例で定められた行政手続で利用することが可能な番号のことをいいます。
この一人ひとつの番号制度を導入することにより、行政機関等をまたいだ情報のやり取りにおいて同一人物の個人情報の特定・確認が確実かつ迅速にできるようになり、下記のような「行政の効率化」や「国民の利便性の向上」に寄与するといわれています。
マイナンバーのメリット
- 行政を効率化することで、行政における「人」や「財源」を国民サービスにあてられる。
- 社会保障・税などに関する行政の手続で「添付書類が削減されること」やマイナポータルを通じた「お知らせサービス」などによる国民の利便性の向上が図られる。
マイナンバー法とは
マイナンバー法は、行政を効率化することで国民生活の利便性を向上させるために導入された個人情報に関する法律です。
正式名称は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」という長い名称のため、「マイナンバー法」と呼ばれることが一般的です。
企業が講ずべきマイナンバー管理
以上のようなマイナンバーのメリットを紹介してきましたが、マイナンバーにより利便性が図られる一方で、マイナンバーにて個人を特定し、さらにマイナンバーには当該番号に紐づいている個人情報があるため、マイナンバー管理は慎重に行う必要があります。
そしてそのマイナンバー管理は以下の4つに分類されますので、ひとつずつ解説してきます。
- 取得
- 利用・提供
- 保管
- 廃棄
①マイナンバーの取得
マイナンバーの取得は社会保障や税に関する手続書類の作成事務を処理するために必要がある場合に限って、従業員等に個人番号の提供を求めることができます。
さらにマイナンバーを取得する際は、事前に利用目的を周知しておく必要があります。
社会保障や税に関する手続書類については源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の公的手続きが該当します。
よって、上記のような公的手続きを行う必要がない場合は、従業員からマイナンバーを求めてはいけません。
②マイナンバーの利用・提供
マイナンバーの利用や提供は社会保障制度、税制、災害対策などの、法令又は条例で定められた手続のために行政機関等に提供する場合を除き、原則として利用・提供することが制限されています。
ここでいう行政機関等とは税務署、地方公共団体、ハローワーク、年金事務所、健康保険組合などがあたります。
つまり、従業員のマイナンバーは原則的には公的機関等にしか提供することしかできないため、ある従業員のマイナンバーを他の従業員や他の企業に提供したりＳＮＳ等にアップロードすることは許されません。
③マイナンバーの保管
マイナンバーは社会保障や税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。
よって、マイナンバーが記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管し続けなければいけません。
また、マイナンバーの保管方法の一種として以下のような「安全管理措置」が必要になり、マイナンバーの漏洩、滅失、毀損の防止のため適切なマイナンバーの保管が求められます。
【安全管理措置の内容】
- 基本方針の策定
- 取扱規程等の策定
- 組織的安全管理措置
- 人的安全管理措置
- 物理的安全管理措置
- 技術的安全管理措置
- 外的環境の把握
詳しい解説は割愛しますが、例えば従業員のマイナンバー書類等を「デスクの上に置きっぱなしで離席する」、「誰でも閲覧できるような鍵がかかっていないキャビネットに保管する」場合は安全管理措置を講じているとは評価されません。
よって、マイナンバーを管理する者を特定の人に任せ、当該管理者しかマイナンバーが目に入らないようにするとともに、マイナンバー書類等は鍵がかかっているキャビネットに適宜保管するなどの措置を講ずる必要があります。
つまり、安全管理措置とはマイナンバーが漏洩等とならないような組織的な仕組みづくりをするということになります。
④マイナンバーの廃棄
マイナンバーの保管で解説したようにマイナンバーの保管が必要ある場合だけ保管し、必要がなくなったら速やかに廃棄が必要です。
廃棄の方法としては、以下のような点に留意する必要があります。
- マイナンバーやマイナンバーが記憶されている電子媒体等を廃棄した場合には、廃棄した記録を保存。
- 廃棄作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認。
つまり、廃棄する場合は「いつ」、「どこで」「どのように」廃棄したかの履歴を残しておく必要があります。
最後に
以上、マイナンバーの取得～廃棄までのマイナンバー管理について解説してきました。
より詳しい内容については「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に記載がございますので、マイナンバー管理をもっと知りたい、、もっと行っていきたいという企業担当者については是非、当該ガイドラインを参考にしてください。