働き方改革推進の一環として、平成31年4月の労働安全衛生法改正により、「企業規模を問わずすべての企業が従業員の労働時間を客観的に把握すること」が義務化されました。
ここでは、客観的把握が義務化された背景やその趣旨、企業に求められる対応について、ご紹介いたします。
目次
労働時間の把握の義務化とは？
労働時間の把握の義務化とは、平成31年4月に施行された労働安全衛生法の改正により、事業者に従業員の労働時間を客観的に把握することが法的に義務付けられたことを言います。
そもそも「労働時間」とは？
労働時間を正確に把握するにあたっては、労働時間の定義を正しく理解することから始めなければなりません。
労働時間の定義等については様々な判例が存在します。
『三菱重工業長崎造船所事件』では、労働時間とは、「労働者が使用者の指揮命令下に置かれた時間」と定義しています。
そのうえで、指揮命令下に置かれているか否かの判断基準は、「労働者の行為が使用者から義務づけられている、または現実的に必要不可欠と評価できるかどうか」であるとしています。
また、『大星ビル管理事件』では、24時間勤務に従事するビルの警備員の仮眠時間は、仮眠室で待機しなければならず外出が認められていないことや、警報・電話等が鳴った際には直ちに対応することが義務付けられていることを理由に、労働時間に該当すると判断されました。
『京都銀行事件』では、始業時刻前にほぼすべての行員が出勤して、終業時刻後も大多数の行員が残業を行うことが常態化されていた場合に、これらの残業は使用者から直接の業務指示がなかったとしても、「黙示の指示」による労働時間とみなされて、時間外割増賃金の支払いが命じられました。
これらの判例に照らして考えると、以下の行為も労働時間に含まれます。
- 業務交代時の引継ぎ、朝礼、体操等
- 業務の準備行為、後片付け
- 制服や作業着の着用が義務付けられている場合の着替え
- 労働者が具体的な業務に従事していなくても、業務が発生したらすぐに対応できるように待機している時間（手待ち時間）
- 使用者の直接の指示はないが、目の届く範囲で行っている残業を黙認している場合
客観的把握が義務付けられる労働時間には、当然これらも含まれます。
労働時間の客観的把握が義務化された背景
従業員の労働時間を正確に把握することは、正しい給与計算を行うためや、長時間労働の防止、ひいては健康経営のために必要不可欠となります。
下記のグラフは、厚生労働省が発表した精神障害に係る労災請求件数と認定件数の推移を示しています。
【参考】厚生労働省 民間雇用労働者の過労死等の労災補償状況
認定件数は年による増減がありますが、請求件数はほぼ右肩上がりで増加しています。
そのため、精神障害の原因となりうる長時間労働を防止するための施策が喫緊の課題となっていました。
そのような背景から、平成29年1月には、厚生労働省が「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を発表し、それまで不明瞭であった労働基準法の解釈がより明確に示されました。
ガイドラインでは、①始業・終業時刻は自己申告ではなく使用者が現認することによって確認すること、②タイムカード、ICカード、パソコンのログ等の客観的な記録を基礎として、適正に確認・記録すること、③やむを得ず自己申告制による場合は、自己申告制の対象となる労働者及び実際に労働時間を管理する者に対して、ガイドラインを踏まえて労働時間の適正な把握について十分に説明すること、などが示されています。
さらに、平成31年4月の働き方改革関連法の施行により、これらの措置が法律上の規定に格上げされ、義務化されました。
そのため、労働時間を把握していない場合、または特段の理由なく自己申告制を採用している場合は、従来のガイドラインに抵触していても法令違反とはなりませんでしたが、現在では法令違反として是正勧告の対象となります。
法令の内容をしっかり理解して、遵守することが求められます。
客観的把握義務の対象範囲
事業所の規模に関係なく、労働基準法が対象となる企業はすべて労働時間の客観的把握が義務付けられます。
また、労働時間把握の対象となる労働者は、一般労働者だけではなく、労働基準法上で労働時間や休日・休憩の制限を受けないこととされている「管理監督者」や、裁量労働制・みなし労働時間制が適用される労働者も含まれます。
このあたりは、労働時間の把握義務の目的のひとつが、冒頭で述べた「長時間労働の防止」であることを鑑みると、理解が深まると思います。
管理監督者は、自己の裁量で労働時間や業務量の調整が可能であり、一般の労働者より高額な報酬が支払われるので、時間外や休日出勤の割増賃金が支給されません。
しかし、時間外労働が月80時間を超過した場合には本人の申し出を受けて「産業医の面接指導」が行わなければならず、また、深夜労働に対しては割増賃金が支給されるという理由から、管理監督者も労働時間把握義務の対象となります。
つまり、雇用形態や役職等にかかわらず、ほとんどすべての労働者が対象になります。
客観的な把握とは
さて、本コラムの冒頭でも触れたように、平成31年4月の労働安全衛生法の改正により、労働時間の「客観的な把握が」義務付けられました。それでは、「客観的な把握」とは、どのような方法があるでしょうか。
改正により新設された条文のひとつとして、長時間労働者に対する医師の面接指導を実施するために、厚生労働省で定める方法により労働時間の状況を把握する措置をとることが義務付けられました。（第66条の8の3）
「厚生労働省で定める方法」とは、労働安全衛生法施行規則第52条の7の3で「タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他適切な方法とする」と定められていますので、これらが「客観的な把握方法」に当たると解されます。
より具体的には、入退室管理システムを導入している企業であればICカードの入退室記録、
パソコンのログイン・ログオフの時間、勤怠管理システムを導入する等の方法が、客観的な把握方法として有効になります。
客観的な把握をすることが難しい場合の例外
前項の例外として、やむを得ず客観的な把握をすることが難しいケースは、自己申告による労働時間の把握が認められています
。例えば、営業職に従事する労働者が、顧客先に直行または直帰するため勤怠管理システムにアクセスできない場合などがこれに該当します。
ただし、スマホやタブレット等によって社外から勤怠管理システムにアクセスできる場合は「客観的な把握が可能となりますので、直行直帰の場合すべて自己申告制が認められるわけではありません。あくまでも実態判断となります。
また、やむを得ず自己申告制とする場合も、以下のような十分な対応が求められます。
- 自己申告制の対象となる労働者に対し、正確な労働時間を記録して適正な自己申告を行うよう、事前に説明をする。
- 自己申告制の労働者の勤怠管理を行う役職者に対し、労働時間把握の重要性を説明し、適正な自己申告制を運用するように意識づけを徹底する。
- 自己申告によって把握している労働時間が実態と合致しているかの確認を行う。
- 実態を確認したうえで、36協定で定めた残業上限時間を超過していないか確認を行う。
記録上は36協定を遵守しているように見えても、実態としての労働時間が36協定を超過している場合には、是正措置が必要になります。
労働時間の把握の義務化に対する企業の対応すべきこと
労働時間の把握の義務化に対する企業の対応すべきことについて解説します。
勤怠管理システムを導入する
労働時間を正確に把握するためには、客観的な勤怠データ（タイムカードやICカードで労働時間を確認する等）が必要になります。
従業員の出社・退社時間を正確に記録できる方法を導入しましょう。
タイムカードやICカードで労働時間を記録し、勤怠管理システムと連動させることで、労働時間の把握や管理がしやすくなります。
勤怠管理のルール化・マニュアル化
労働時間の客観的な把握を行うためには、一部の管理職だけではなく、全従業員の協力が不可欠です。
しかし、いくら協力を求めたとしても、多くの従業員が、正確な労働時間の定義、残業時間の定義等をそもそも理解していないことが想定されます。
そのため、勤怠管理のルールをマニュアル化し、さらに説明会等を開催することによって周知徹底を図るとよいでしょう。
【具体例】
- 出社したら着替えや朝礼前に勤怠管理システムの打刻を行う
- 残業は申告・許可制にする
- 退勤打刻後に個人で行った残業は指導の対象とする
- 直行直帰をする場合の出勤・退勤の扱い
- 月間の残業時間は20時間までに制限し、超過する場合は事前に上長の許可を受けることとする
1分単位で労働時間を把握する
本来、企業が従業員を雇用する場合、1分単位で細かく労働時間を把握して給与を支払う必要がありますが、着替えの時間や昼休憩中の電話対応など、本来給与が発生する時間を無給扱いにしてしまっている企業もあるかと思います。
労働時間の把握義務化では、労働時間を厳密に把握することが求められているので、1分単位で把握できるようにしましょう。
残業は申告・許可制にする
残業についての申請方法を決定しましょう。
（例）
従業員から残業の申し出があった場合に、上司に残業の申告・許可を得るマニュアルを作る等
残業を申告・許可制にすることにより、時間外労働時間の把握がしやすくなります。
労働時間の把握の義務化における罰則
最後に、労働時間の把握の義務化における罰則について解説します。
労働時間の把握の義務化における罰則は、労働基準法第120条1号に規定されており、以下の通りです。
使用者が、第36条第1項の労働時間（同条第3項の規定により労働者に与えることができる休憩時間を除く。）の記録を作成し、これを3年間保存することを怠るときは、30万円以下の罰金に処する。
労働時間の把握の義務化は平成31年4月から施行されましたが、罰則の適用は、令和2年4月1日からとなっています。
労働時間の把握を怠った場合、事業者は下記のようなリスクがありますので注意しましょう。
- 労働基準監督署からの行政指導
- 労働者からの民事訴訟
- 労災認定
まとめ
第1項でも述べた通り、現時点では、労働時間の客観的な把握義務違反に対しての罰則はありません。
しかし、客観的な把握ができていないことによって、残業時間の上限を超過した場合や年5日の有給休暇取得義務に違反した場合は罰則が科せられます。
また、長時間労働の蔓延、メンタルヘルスへの悪影響、離職率悪化等のリスクが高まり、結果として企業の社会的評価の低下や刑事罰が適用される可能性がでてきます。
コンプライアンスの観点からも、健康経営の観点からも、労働時間の客観的な把握義務を遵守することが求められます。